8 Hábitos que tienen las Personas Altamente Productivas
Mientras tus compañeros de trabajo inician reunidos el día disfrutando una taza de café en el área común, tú apenas y tienes tiempo de hacer cita con tu médico.
Mientras ellos almuerzan, tú te atragantas frente a tu computadora. ¿Te suena familiar?
Buenas noticias: Ésta discrepancia aparente puede que no signifique que tú tienes una carga mayor de trabajo o que tú trabajas más duro que ellos.
En lugar de eso, puede significar que ellos han logrado dominar ciertas habilidades y hábitos para ahorrar tiempo que tú no conocías, hasta ahora.
Desde priorizar tu carga de trabajo a aprender qué proyectos no necesitan ser perfectos, continúa leyendo para descubrir ocho hábitos en el trabajo que impulsarán tu productividad y bajarán tus niveles de estrés.
1. Es importante para ellos el tomar descansos.
Las personas en general piensan que el trabajar de manera constante es sinónimo de productividad, pero a menos que tu cerebro funcione a su máximo nivel, puede que no estés terminando tanto trabajo como piensas. “El tomar descansos (breaks) es como presionar el botón de reinicio. Te ayuda a vaciar la “memoria temporal” para re-llenarla nuevamente”, dice Christine Hohlbaum, autor de The Power of Slow: 101 Ways to Save Time in Our 24/7 World (El Poder de hacer las cosas Despacio: 101 Maneras de Ahorrar tiempo en nuestro mundo de 24hrs x 7 días).
Primero que nada, recomienda el tomar tus almuerzos todos los días lejos de tu escritorio. “Cuando comes frente a tu escritorio, no estás siendo más eficiente. En algún punto vas a distraerte”, dice. A fin de cuentas, al comer mientras trabajas te puede provocar problemas en ambas áreas: no podrás prestarle atención a tu comida –lo que seguramente provocará que comas de más-, y no le darás a tu trabajo la atención que necesita.
Además de un “descanso real para almorzar”, Hohlbaum sugiere otros descansos a lo largo del día.
Ella recomienda tomarse cinco minutos en la mañana, antes de empezar a laborar, y por lo menos de 10 a 15 minutos a medio día. Ya sea que camines un poco, leas un libro o contemples el paisaje de la ventana con una taza de té, te ayudará a recargarte y mejorará tu productividad en general. “Es muy importante tomarse un tiempo pues corres el riesgo de que tu cerebro llegue a un punto de saturación,” dice la autora, explicando que cuando esto sucede, resulta cada vez más difícil concentrarse aún en la tarea más sencilla. “Al llegar a ese punto, necesitas alejarte de tu computadora y tomar un descanso.”
2. Empiezan el día con el pie derecho.
De acuerdo a un estudio reciente en la Facultad Fisher de Negocios en la Universidad de Ohio, si un empleado está de mal humor cuando llega al trabajo, ya sea por problemas familiares o por estrés laboral, su productividad puede bajar hasta un 10% ese día.
Así que a menos de que puedas llegar todos los días al trabajo de un excelente humor (a ver quién puede), empieza tu día con 10 o 15 minutos de tiempo para quitarte la presión. “Crea un ritual. Quizás sea encontrarte con tus colaboradores en el área común o ir por la oficina saludando a todos. No importa lo que hagas, mientras consigas crear una sensación de conexión con tus colaboradores”, dice Holhbaum. “Acercarte sólo para saludar a tus colegas te da una sensación de enfoque. Cuando sientes que eres parte de un esfuerzo grupal en el trabajo, te conectas con el por qué estás ahí y puede lograr todo el cambio del mundo en actitud”.
Re-enfocar tu mente al inicio del día también creará una sensación de calma, ayudándote a dejar fuera del área de trabajo elementos de estrés externos en tus tareas diarias. “Si somos capaces de empezar el día centrados, tendremos un período mayor de tolerancia antes de distraernos y desviarnos de lo que hacemos,” dice la autora.
3. Eligen sus alimentos conscientemente.
Eres lo que comes, si almuerzas algo pesado, muy probablemente te sientas aletargado el resto de la tarde. “Piensa en lo que almuerzas. Si comes ese enorme plato de pasta a las 2 de la tarde y luego necesitas una taza de café cargado o galletas para activarte, quizás sea buena idea cambiar a una ensalada o algo igual de ligero para que no te duermas”, sugiere Hohlbaum. La clave consiste en mantener tu nivel de azúcar estable a lo largo del día, de acuerdo al médico Kari Kooi, dietista del Hospital Metodista en Houston, Estados Unidos, quien recomienda tres comidas ligeras y dos colaciones a intervalos regulares. “Las comidas pesadas te hacen sentir aletargado por que necesitan de mas energía para ser digeridas”, dice Kooi. “Un almuerzo adecuado consiste en un carbohidrato rico en fibras, como vegetales con alto contenido de agua, como la lechuga o la espinaca, y proteína magra, como el pescado o el pollo”. El médico sugiere evitar alimentos muy procesados, como las comidas pre-congeladas para microondas, que no te dará la energía que necesitas. Entre menos procesado, mejor, para mantener tu energía al tope. Cuando te aletargas al mediodía, Kooi sugiere proteínas, como nueces mixtas con frutos secos, en lugar de las galletas o dulces, que hacen que tu nivel de azúcar se eleve y enseguida caiga y quizás hasta te dé más hambre, de acuerdo con el Dr. Kooi.
4. Tienen una lista flexible de pendientes.
Hacer una lista diaria de pendientes es excelente cumplir las labores que necesitas en tu trabajo. Pero cuidado con ser inflexible. “Mucha gente piensa que su día se ha arruinado si tienen que cambiar sus planes, pero las personas efectivas laboralmente entienden que es parte del trabajo”, dice Vicki Milazzo, autora de of Wicked Success Is Inside Every Woman (“El Éxito está dentro de Cada Mujer”). “Siempre empiezo mi día con un plan, pero para las 9 de la mañana he eliminado el plan.” Sin embargo, para Paula Rizzo, una experta en hacer listas y planeaciones y fundadora de ListProducer.com es importante mantener una lista-base, no importa lo mucho que cambie tu día. Por ejemplo: Rizzo empieza su día con una lista base la cual continuamente está actualizando a lo largo del día para darse cuenta de las tareas que todavía no se han realizado o para agregar elementos conforme se acumulan. Antes de irse del trabajo, Rizzo hará una nueva lista para el día siguiente. La clave, dice, es revisar la lista a lo largo del día para mantenerse centrada y en el objetivo.
5. Usan la tecnología con un propósito definido.
En el mundo de acceso libre 24 horas al día, 7 días a la semana, es difícil entender toda la tecnología que se usa actualmente. Mientras es posible evitarla, puedes ser disciplinado en cuanto a la cantidad de tiempo que pasas navegando en la Red. Separa un tiempo específico, digamos 15 minutos después del almuerzo, para revisar tus redes sociales u otras páginas favoritas que tengas y respeta ese tiempo. Además de tus páginas favoritas, es importante también el tiempo para revisar tu correo electrónico (e-mail) personal. Ya sea que te des de 15 a 30 minutos para revisarlo, o que te permitas breves intervalos entre tareas, la clave es estar consciente del tiempo que tardas en revisar correo que no sea del trabajo. Hasta los correos relacionados con el trabajo pueden ser una fuente de distracción si no se manejan de manera apropiada. Pregúntate en cada caso si el correo electrónico es la mejor manera de comunicación con determinada persona o si será más rápido y efectivo llamarle por teléfono. El enviar 100 correos electrónicos no siempre es lo más productivo. Y como sabemos, los correos generan correos, como conejos. Si es una comunicación unilateral, por ejemplo, el envío de un itinerario de vuelo, no necesitas respuesta, así que el correo funciona. Pero si requieres de detalles o sabes que la persona no responderá enseguida por correo, llámala por teléfono.
6. Balancean su carga de trabajo.
Diferentes tareas requieren de diferentes niveles de concentración, lo que puedes usar a tu favor. Empieza por identificar y acomodar las tareas que tienes en dos categorías: Trabajo Intensivo y “Maleza” o Trabajo Ligero. Dentro del Trabajo Ligero se pueden considerar cosas pequeñas y fáciles de llevar a cabo, como correo electrónico, llamadas telefónicas y tareas pequeñas de organización. Trabajo Intensivo es cualquier cosa que requiera de un período considerable de atención, como tareas de administración, preparación de presentaciones, escribir o editar. “El Trabajo Ligero se puede considerar como maleza en tu jardín; todos las tenemos y no importa cuanto nos tratemos de deshacer de ellas, aparecen de nuevo.”, dice Milazzo. “Sin embargo, nos tenemos que hacer cargo de ellas y el “deshierbar” nos proporciona un respiro del trabajo intensivo que tenemos que hacer”. Milazzo recomienda partir sesiones largas de Trabajo Intensivo con sesiones regulares de 15 a 30 minutos de “deshierbe”. De esta manera, conseguirás terminar una gran variedad de tareas, evitando el desgaste de sólo un tipo de trabajo.
7. Ponen el Perfeccionismo en su lugar.
A pesar de que entregar trabajos perfectos nos ha sido inculcado desde el Jardín de Niños, puede resultar contraproducente si no se administra. Es imporante elegir tus batallas. “Las mujeres por naturaleza tienden a ser perfeccionistas”, dice Milazzo. “Así que necesitamos distinguir qué cosas requieren perfeccionismo”. Claro que siempre querrás que todo salga perfecto, pero si por cuestiones de tiempo no se puede, busca prioridades. Si, por ejemplo, estas escribiendo un memo o correo electrónico informal a un compañero de tarabajo, revísalo rápidamente y dale una checada con el corrector ortográfico, pero resiste el impulso de revisarlo tres veces más. Si, por el otro lado, estás creando un folleto para tu compañía o una importante presentación, es un buen momento para usar todas tus tendencias perfeccionistas.
8. Saben como decir “no”.
Es fácil distraerse o saturarse con el trabajo. Pero uno de los secretos de las personas altamente productivas es que han aprendido cuándo y cómo decir “no”. Para empezar, diles “no” a los quejumbrosos y otras personas que te distraen. Una manera para hacer eso, dice Rizzo, es usando audífonos. “Eso envía un mensaje de que estas ocupado y ayuda a ahogar el ruido exterior también”. Cuando se trata de decirle “no” a tu jefe, dilo de manera suave pero firme. No tienes precisamente que deletrear n-o, más bien, pídele que priorize qué es lo más importante, de acuerdo a lo que tienes que hacer. “Cuando un empleado hace eso, generalmente el jefe recapacita y lo entiende”, dice Milazzo. “No se trata de convertir a tu jefe en tu enemigo, quieres que tu jefe sepa que estás listo para responderle a la empresa y a él. Si el jefe lo sabe, es más probable que escuche lo que tengas que decirle”.
Artículo original en WomansDay.com
Por Woman's Day | Power Your Future
Por Alexandra Gekas